موقع الوظيفة بالتنظيم :

• يتبع هذا الموقع للمدير العام.

المهام والواجبات :

• متابعة البريد الصادر والوارد الخاص بالشركة

• استقبال البريد الخاص بالشركة وتوزيعه على كل قسم من أقسام الشركة

• إعداد الخطابات والتعاميم الصادرة من المدير

• متابعة الاتصالات من والى المدير وتحويل المتصل إلى الجهة التي يريدها

• حجز التذاكر والفنادق وترتيب سفر المدير العام

• القيام بإعداد برنامج وملفات ومستندات المدير الخاصة بالسفر عند رغبته في السفر لعمل رسمي

• تدوين الملاحظات والرسائل الشفوية التي تأتي للمدراء أثناء غيابهم وإبلاغهم بها عند حضورهم

• تنسيق وتنظيم مواعيد ولقاءات المدير العام

• إعداد البيانات الخاصة للعملاء والموردين من الجهات المختصة وتقديمها الى المدير

• الاحتفاظ بأرقام هواتف وعناوين تخص عملاء الشركة ومورديها

• أرشفة ملفات المدير العام بطريقة يسهل مراجعتها عند الحاجة

• تأمين الاتصال (المدير العام) والتنسيق بين أقسام الشركة والفروع التابعة للشركة

• تعميم قرارات المدير العام على مدراء الادارات وموظفي الشركة

• الإعداد والتجهيز للاجتماع الشهري لمدراء الشركة

• إعداد الجدول الزمني للإجتماع وتجميع نقاط البحث من المدراء المختصين بالإجتماع

• إدارة الإجتماع وتدوين محضر الإجتماع

• تلخيص محضر الإجتماع وتوزيعه على المدراء بعد توقيع المدير

• متابعة نتائج الإجتماع مع المدراء كل حسب وظيفته

• متابعة تنفيذ قرارات المدير العام مع الجهات المختصة

• التذكير بالمتابعات الإدارية التي يطلبها المدير العام من المدراء والموظفين

• السهر على راحة المدير العام وترتيب ملفاته ومكتبه

• تذكير المدير العام بالمواعيد والمهام التي يريد القيام بها

• طباعة الخطابات الإدارية والتقارير